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Das Onlineportal für Betreuungsplätze in mykitaVM startet in Mettmann

Planungssicherheit, Komfort und Zeitgewinn 

Im Fachbereich für Bildung, Jugend und Soziales der Stadtverwaltung Mettmann hat man 2013 beschlossen, den hohen Arbeitsaufwänden und der bis dahin oftmals unsichere Planungssituation bei der Vergabe von Betreuungsplätzen mit der Einführung von kitaVM zu begegnen. KitaVM ist ein trägerübergreifendes, webbasiertes Planungs-und Vergabeverfahren der Firma Trinuts. Nach zwei erfolgreichen Jahren folgt nun der nächste Schritt: zukünftig können sich Eltern direkt auf dem Onlineportal mykitaVM über die Kitas in Mettmann informieren und direkt Vormerkungen für ihre Wunscheinrichtungen eingeben. Die Eltern profitieren von der vergleichbaren Darstellung der Kitas, während in den Kitas mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Beratungsgespräch bleibt.

Wie auch in anderen Kommunen war auch in Mettmann früher die Abwicklung der Vergabe von Betreuungsplätzen für Kinder für alle Beteiligten kein einfaches Unterfangen: etliche Vorstellungen der Eltern in den verschiedenen Einrichtungen, mehrfache Erfassung aller Daten, umständliche Absprachen sowie eine unscharfe Planungsgrundlage für die Kommune kosteten Zeit, Geld und Nerven. In Mettmann setzt man deshalb seit Oktober 2013 sehr erfolgreich auf kitaVM, das trägerübergreifende Onlinesystem zur Unterstützung von Planung und Vergabe von Betreuungsplätzen. In enger Abstimmung wurden damals die besonderen Anforderungen der Stadt Mettmann berücksichtigt und mit dem Anbieter des Services, der Trinuts GmbH aus München, umgesetzt. Damals war Mettmann die dritte Stadt des Kreises Mettmann, die auf kitaVM setzte, inzwischen nutzen mit Erkrath seit diesem Jahr bereits 5 Städte des Kreises den Onlineservice. 

Und der Erfolg gibt dieser Entscheidung recht: seit der Einführung konnten der Fachbereich für Bildung, Jugend und Soziales der Stadtverwaltung Mettmann die jährlichen Vergaberunden für Kita-Plätze besser planen und schneller als in den Vorjahren durchführen. In der Nachbarkommune Haan ergab eine Umfrage unter den Leitungen, dass im Vergabeverfahren in 2014 im Schnitt 43% Arbeitsaufwand gespart werden konnte. Und auch die Kommunikation mit den Eltern wurde durch kitaVM verbessert, denn durch den gemeinsamen, immer aktuellen Datenpool können die 5 städtischen und 11 Einrichtungen weiterer Träger den Eltern nun viel schneller eine Rückmeldung zu ihren Vormerkungen geben. 

Bekräftigt durch diese Erfahrung geht der Fachbereich nun eine Schritt weiter: ab September 2015 steht Eltern das Onlineportal mykitaVM unter trinuts.de/mykitavm/mettmann zur Verfügung. 

Aktuell werden die Daten der Kinder im Vorstellungsgespräch eingegeben und das benötigt Zeit, die sinnvoller für den Austausch mit den Eltern zu nutzen wäre. Oder die Daten werden erst einmal handschriftlich notiert und dann später eingegeben - ein aufwändiges und fehleranfälliges Verfahren. 

mykitaVM ist direkt mit dem Onlineservice kitaVM gekoppelt, so dass die Eingaben der Eltern dort direkt zur Verfügung stehen. Deshalb begrüßen vor allem die Einrichtungen die Einführung von mykitaVM, denn sie profitieren direkt von der die Reduktion des Aufwands bei der Eingabe von Vormerkungen und werden direkt entlastet. Auch die zuständige Sachgebietsleitung für die Kindertagesstätten, Klaudia Beck, sieht neben dem Informationsangebot für die Eltern vor allem die Arbeitsersparnis in der Einrichtung als größten Vorteil, denn mykitaVM prüft die Vollständigkeit und Plausibilität der Daten und reduziert so lästige Nacharbeiten. 

Aber auch die Eltern dürfen sich freuen: mit mykitaVM können sie sich schnell und einfach über die Einrichtungen informieren, da die jeweiligenBetreuungsangebote, die Öffnungszeiten sowie die Ausstattung strukturiert und einheitlich aufbereitet zur Verfügung stehen. Zudem erlaubt mykitaVM die wohnortbezogene Suche anhand einer Übersicht, in der alle relevanten Einrichtungen im Bezug zum Wohnort des Kindes dargestellt werden. Dadurch wird die Entscheidung der Eltern besser unterstützt, wenn es darum geht, den optimalen Platz für ihr Kind zu finden. Wenn dann die Wunscheinrichtung gefunden ist, ermöglicht es mykitaVM, die Vormerkungen für diese Einrichtung gleich online einzugeben. 

Besonderer Wert wurde auf die intuitive und einfache Bedienung von mykitaVM gelegt. Die nutzerfreundlichen Gestaltung gewährleistet, dass man sich schnell zurecht findet. Durch das adaptive Design kann das Portal vom heimischen Rechner genauso wie vom Tablet oder Smartphone genutzt werden. 

Die in Mettmann für das Vergabeverfahren von Kitaplätzen zuständige Jugendhilfeplanerin Cornelia Kircher geht davon aus, dass durch das Onlineportal mykitaVM vor allem auch die Zusammenarbeit mit den Eltern weiter verbessert wird. Die Eltern haben über ihren eigenen Account die Möglichkeit, bis zum Beratungsgespräch ohne zusätzlichen Aufwand für die Einrichtungen schnell und bequem Daten zum Kind und zu den Wunscheinrichtungen anzupassen. Zwar ist die Anmeldung weiterhin auch direkt in den Einrichtungen möglich, in Mettmann rechnet man aber mit einem hohen Anteil an Online-Vormerkungen. Beim Einsatz von mykitaVM ist Mettmann der Pilotkunde, doch andere Kommunen stehen bereits in den Startlöchern. 

Kontakt:
Dr. Frank Siebert, Trinuts GmbH, fsiebert(at)trinuts.de
Jugendhilfeplanerin Cornelia Kircher 

Seit 1998 steht die Trinuts GmbH für pragmatische Lösungen für den öffentlichen Bereich. Der Schwerpunkt liegt in der Integration und Optimierung bestehender IT-Systeme. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Bereitstellung von webbasierten Dienstleistungen für öffentliche Verwaltungen, mit denen Standardabläufe optimiert und schnell an spezielle Bedürfnisse der Kunden angepasst werden können. 

Diese Pressmeldung und weitere Informationen zu kitaVM/mykitaVM finden Sie auch unter www.kitavm.de 

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