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IT-Optimierung mit Online-Service kitaVM

Kurzer Prozess mit der Platzvergabe!
Langenfeld halbiert Dauer des Kita-Anmeldeverfahrens 

Die Kommune Langenfeld im Rheinland hatte ein Ziel: das komplexe und zeitaufwändige System der Vergabe von Betreuungsplätzen zu verbessern. Unnötige Mehrfacheingaben von Daten, komplizierte Wartelistensysteme und umständliche Absprachen etwa nach Doppelvergaben kosteten Eltern und Mitarbeiter Zeit und Nerven. Um das zu ändern, holte sich die kinderreiche Kommune Unterstützung vom Münchner IT-Unternehmen Trinuts GmbH, dem Anbieter des Online-Dienstes kitaVM. 

Bereits nach der Durchlaufpremiere mit den 19 beteiligten Einrichtungen zeigt sich der Nutzen des optimierten Prozesses: "Ich schätze, dass wir schon im ersten Vergabejahr rund 40 bis 50 Prozent weniger Aufwand für Elternführungen, Abstimmung mit anderen Einrichtungen und die Vergabe selbst haben", sagt Petra Sandow, Leiterin des Städtischen Familienzentrums Fahlerweg. "Ich war zu Anfang etwas skeptisch, denn es gab schon Anläufe zur Unterstützung des Vergabeprozesses. Aber das Arbeiten mit kitaVM hat uns diese komplexe Aufgabe wirklich sehr erleichtert." 

Wie in der folgenden Grafik deutlich wird, wird durch den optimierten Prozess die Suche verkürzt und eine frühe Vergabe ermöglicht; zugleich bleibt deutlich mehr Zeit für eine exakte Planung. So kann sich die Kita-Leiterin Sandow jetzt wieder stärker um ihre Leitungsaufgaben kümmern. 

Die Langenfelder Eltern freuen sich, dass dank dem neuen zentralen Anmeldeverfahren die Zusagen schon bis zu acht Monaten vor Betreuungsbeginn verschickt werden – statt wie bisher drei oder vier Monate zuvor. Dafür können sie ihre Kinder zentral in mehreren Einrichtungen vormerken lassen und erhalten sofort über Status-Updates Bescheid, wenn sie einen Platz erhalten. Versehentliche Doppel-Zusagen sind ausgeschlossen. 

Auch Träger und Kommune profitieren von mehr Planungssicherheit: Statt erst fünf bis sechs Monate vor Beginn des neuen Kita-Jahres sind die nachgefragten Plätze nun schon fast ein Jahr vorher bekannt. „Jetzt können wir schon vor der Vergabe den tatsächlichen Bedarf ermitteln und reagieren“, sagt Ute Piegeler, Referatsleiterin für Kindertageseinrichtungen, Schule und Sport in Langenfeld. Eine Möglichkeit sei etwa, die Gruppenstruktur frühzeitig an das Alter der neu angemeldeten Kinder anzupassen, erklärt Dr. Frank Siebert, Geschäftsführer der Trinuts GmbH. Außerdem könnten Änderungen der Gruppenstärke berücksichtigt werden, die sich durch denÜbertritt von Kindern von der U3-(Kinder unter 3 Jahre) in die Ü3-Betreung (Kinder über 3 Jahre) ergeben – das schaffe Flexibilität. 

Aktuell wird gerade Informationsmodul getestet, mit der sich zum Beispiel die Auswahl der Einrichtungen sowie eine vorläufige Anmeldung in bestehende Websites integrieren läßt. "Damit werden die relevanten Daten bereits durch die Eltern selbst eingegeben. Zum Anmeldegespräch hat die Kita-Leitung dann schon einen ersten Eindruck von den neuen Bewerbern", so Siebert. Außerdem könnten die Einrichtungen in dem Modul Informationen zu unter anderem Angebotsspektrum, Tagesablauf oder pädagogischen Konzepten hinterlegen und sich so den interessierten Eltern präsentieren. Der Trinuts-Geschäftsführer ist sicher: "Damit bieten wir den Eltern eine zusätzliche komfortable Informationsplattform und können gleichzeitig die Qualität der Anmeldedaten verbessern." 

In der nächsten Ausbaustufe von kitaVM will die Trinuts GmbH die Planung für jede Einrichtung und die Kommune noch intuitiver gestalten. Siebert erläutert: "Wir geben den Nutzern ein grafisches Werkzeug an die Hand, mit dessen Hilfe sich die Auslastung pro Einrichtung in Szenarien durchspielen lässt – und das sogar für mehrere Jahre im voraus." 

Kontakt: Trinuts GmbH, Dr. Frank Siebert – Tel.: 089/35465448 - Mail: fsiebert(at)trinuts.de 

Seit 1998 steht die Trinuts GmbH für pragmatische Lösungen für KMU und den öffentlichen Bereich. Ein Schwerpunkt liegt dabei in der Integration und Optimierung bestehender IT-Systeme. Durch den Einsatz von offenen Formaten und – wo möglich – freier Software bietet die Trinuts GmbH kostengünstige Alternativen zu aufwändigen und komplexen Anpassungen proprietärer Systeme. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Bereitstellung von webbasierten Dienstleistungen für öffentliche Verwaltungen, mit der Standardabläufe optimiert und dank einfacher Konfiguration auch an spezielle Bedürfnisse der Kunden angepasst werden können. 

Technischer Hintergrund: 

Das wichtigstes Element der Optimierung ist eine zentrale, via verschlüsseltem Zugang erreichbare Datenbasis. Dadurch können sowohl die Kommune als auch die freien Träger einfach auf alle Anmeldedaten zugreifen – via RSA Key sogar sicherer als bei den gängigen Homebanking-Systemen. Die Infrastruktur zum Betrieb von kitaVM ist hochflexibel: Innerhalb von Minuten wird ein virtueller Server mit Standardsetup (Apache Webserver, Postgres Datenbank, PHP und Python) aufgesetzt. So kann kitaVM quasi beliebig skaliert werden. 

Die zentrale Datenbasis ist auch die Grundlage für die Wartelisten, die weiterhin dezentral, also von den Einrichtungen selbst verwaltet werden. Trotzdem können die Daten aber für die Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs durch die Kommune genutzt werden. Zukünftig werden auch noch die aufwändigen Besichtigungen der Einrichtungen durch die interessierten Eltern konsequent durch Tage der offenen Tür ersetzt – eine weitere wichtige Entlastung für die Einrichtungen. 

Die Einführung verlief dank sorgfältiger Abstimmung zwischen der Kommune, der Trinuts GmbH und den beteiligten freien Trägern reibungslos. Früh hatte man sich auf einen Zeitplan für die einzelnen Schritte geeinigt, und so konnte die Schulung Ende Januar bereits mit den importierten Daten der tatsächlich vorgemerkten Kinder erfolgen. Außerdem wurden die Vergabeschritte für alle Einrichtungen vereinheitlicht und synchronisiert, so dass nach Elternpriorität abgestimmte Vergabezyklen ermöglicht wurden: Für alle angemeldeten Kinder wurde – sofern möglich – zuerst die von den Eltern mit Priorität 1 gewünschten Einrichtungsplätze vergeben, danach für ggf. nicht erfüllbare erste Wünsche die Einrichtungsplätze mit Elternpriorität 2, dann Priorität 3. So wurden die Elternwünsche maximal berücksichtigt und gleichzeitig die vorhandenen Kapazitäten optimal ausgeschöpft.

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