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IT-Tool für die Kommune: – Kinderleichte KiTa-Platz-Vergabe

Trinuts GmbH hat kitaVM-Pilot-Projekt in Langenfeld (NRW) abgeschlossen 

Die Abwicklung der Platzvergabe für Kinder-Betreuungseinrichtung ist keine leichte Mission -weder für die Eltern noch für die Einrichtungen und die Kommune. Alle Beteiligten kennen die Probleme: Mehrfache Eingaben identischer Daten, komplizierte Wartelisten-Systeme und umständliche Absprachen kosten Zeit und Nerven. Ab dem 01.08.2013 sind die Kommunen außerdem gesetzlich verpflichtet, für ausreichend Betreuungsplätze für Kinder ab einem Jahr zu sorgen – anderenfalls steht den leer ausgegangenen Eltern das Recht auf Klage zu. Die Software kitaVM des Münchner IT-Unternehmens Trinuts GmbH schafft Abhilfe. „Wir haben die Feuertaufe mit der Kommune Langenfeld im Rheinland erfolgreich bestanden“, sagt Trinuts-Geschäftsführer Dr. Frank Siebert. „Seit kurzem liegt der erste komplette Vergabezyklus hinter uns; derzeit werden noch die Absagen der teilnehmenden KiTas verschickt. Wir sind mit dem Verlauf mehr als zufrieden.“ 

In der Kommune Langenfeld waren insgesamt 19 Einrichtungen verschiedener Träger an der Einführung beteiligt. „Die zentrale Verwaltung der Daten von interessierten Eltern und ihren Kindern erspart uns zeitaufwändige und fehleranfällige Absprachen zwischen den einzelnen KiTas“, resümiert Ute Piegeler, Leiterin des Referats für Kindertageseinrichtungen, Schule und Sport. „Außerdem gehören Doppelerfassung und -vergaben ab jetzt der Vergangenheit an.“ Denn wenn Eltern schließlich einen Platz für ihr Kind erhalten hätten, meldeten sie sich häufig nicht bei den anderen Einrichtungen ab. Ein weiterer Vorteil des Tools: Die Kommune könne bereits vor der Platzvergabe eine Bedarfsplanung aufstellen und sich so für die Zukunft vorbereiten, so Siebert. 

Interessierte Eltern erhalten in dem Tool die Möglichkeit, ihre Kinder zentral in mehreren Einrichtungen vormerken zu lassen. Über Status-Updates erhalten sie sofort Bescheid, sobald sie eine Zusage erhalten. „Durch das zentrale Verfahren und die Priorisierung der Eltern wird die Vergabe deutlich transparenter“, sagt Petra Sandow, KiTa-Leitung aus Langenfeld. Dabei bleiben alle persönlichen Daten dank Verschlüsselung jederzeit geschützt, versichert Dr. Siebert. Er ist derzeit mit einer ganzen Reihe weiterer Kommunen in Gesprächen über eine Einführung von kitaVM. „Wir freuen uns, dass unsere praktischen Erfahrungen aus Langenfeld so interessiert aufgenommen werden. Aber schließlich haben auch alle Betreuungseinrichtungen deutschlandweit bei der Platzvergabe mit ähnlichen Problemen zu kämpfen.“ 

Kontakt: Trinuts GmbH, Dr. Frank Siebert – Tel.: 089/35465448 - Mail: fsiebert(at)trinuts.de 

Seit 1998 steht die Trinuts GmbH für pragmatische Lösungen für KMU und den öffentlichen Bereich. Ein Schwerpunkt liegt dabei in der Integration und Optimierung bestehender IT-Systeme. Durch den Einsatz von offenen Formaten und – wo möglich – freier Software bietet die Trinuts GmbH kostengünstige Alternativen zu aufwändigen und komplexen Anpassungen proprietärer Systeme. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Bereitstellung von webbasierten Dienstleistungen für öffentliche Verwaltungen, mit der Standardabläufe optimiert und dank einfacher Konfiguration auch an spezielle Bedürfnisse der Kunden angepasst werden können. 

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